HR Operations Expert – Hubs Spain

HR Operations Expert – Hubs Spain

The ING Hubs are now a truly global network of more than 13,000 employees located in the Philippines, Poland, Romania, Slovakia and Türkiye. For ING to achieve its strategic and commercial goals, it is essential that our Hubs strategy & workforce composition allows us to maximise our use of scarce resources in a competitive landscape and helps us to standardise and achieve faster time-to-market.  

Therefore, we would like to announce that ING Hubs BV is in the process of establishing a new branch in Spain. This provides a great opportunity to expand Hubs’ footprint and support ING’s scalable, sizeable and sustainable Tech and Ops Strategy. The new branch will be located in Madrid and will commence with Tech capabilities.   

We are looking for a talented and enthusiastic HR Operations Expert to join our HR Team within the new Hubs Spain (based in Madrid). The responsibility of this person is to take care of Payroll and HR Administration processes end to end, as well as employee benefits, whilst interacting with the rest of ING Hubs Spain Team as HR Generalist Expert. The HR Operations Experts reports to the Head of HR Hubs Spain.    

Roles and Responsibilities

As a HR Operations Expert you will:

• Take care of payroll process, in close cooperation with the provider
• Be responsible of the correct administration of employee benefits (meal vouchers, insurances…)
• Manage onboarding and offboarding of employees in the ERP and in the needed different platforms.
• Manage employee lifecycle processes in the ERP and if needed in different platforms while boosting employee experience
• Responsible of documented internal procedures - including updates.
• Positively contribute to manage employee data and pay management accurately and on time
• Control data accuracy: organizational changes update on ERPs
• Co-create people data bases that will be used by the company to make critical decisions
• Ensure local and global People Services standards are met, aligned with a HR Risk management mindset
• Provide a best-in-class experience to ING Hubs team, in collaboration with the rest of ING Hubs Spain HR team and other departments

Job requirements

• Advanced payroll skills and Human Resources ERP knowledge (Success Factors, Workday, etc.)
• Experience in managing international external payroll vendor
• Experience and knowledge in employee lifecycle related processes management
• Show knowledge on Spanish legislation in force, applicable to payroll and HR Administration processes. HR Risks and Compliance mindset.
• Analytical and synthesis skills
• Able to apply own sound judgement and confidentiality
• Will to learn and challenge actual processes & tools, with focus on process automation
• Professional with absolute focus on data integrity and accuracy
• Microsoft Professional skills
• Experience on internal and external payroll audit processes (desirable Sox Controls)
• Fluent in written and spoken English and Spanish.

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Experto/a en HR Operations – Hubs Spain

En ING Hubs somos una red global con más de 13.000 personas en Filipinas, Polonia, Rumanía, Eslovaquia y Turquía. Para alcanzar nuestros objetivos estratégicos y comerciales, es clave que nuestra estrategia de Hubs y la composición de nuestros equipos nos permitan aprovechar al máximo los recursos disponibles, estandarizar procesos y acelerar nuestro time-to-market.

Por eso, estamos en proceso de abrir una nueva sede de ING Hubs en España. Esta apertura representa una gran oportunidad para ampliar nuestra presencia y apoyar la estrategia Tech & Ops de ING, basada en la escalabilidad, el impacto y la sostenibilidad. La nueva sede estará ubicada en Madrid y comenzará con capacidades tecnológicas.

Buscamos a una persona con experiencia, entusiasmo y pasión por las operaciones de RRHH para unirse al equipo de Personas de Hubs España. Esta posición reporta directamente a la persona responsable de RRHH de ING Hubs España.

¿Qué harás en tu día a día?

Como Experto/a en HR Operations, tus responsabilidades incluirán:

• Gestionar el proceso de nómina en colaboración con el proveedor externo.
• Administrar correctamente los beneficios para las personas empleadas (vales de comida, seguros, etc.).
• Coordinar los procesos de onboarding y offboarding en el ERP y otras plataformas necesarias.
• Gestionar el ciclo de vida de las personas empleadas en los sistemas, asegurando una experiencia positiva.
• Documentar y actualizar los procedimientos internos.
• Asegurar la precisión y puntualidad en la gestión de datos y pagos.
• Controlar la calidad de los datos, incluyendo actualizaciones organizativas en los sistemas.
• Colaborar en la creación de bases de datos de personas que apoyen la toma de decisiones estratégicas.
• Garantizar el cumplimiento de los estándares locales y globales de People Services, con enfoque en gestión de riesgos.
• Ofrecer una experiencia excelente a todas las personas de ING Hubs, en colaboración con el equipo de RRHH y otras áreas.

¿Qué buscamos en ti?

• Conocimiento avanzado en procesos de nómina y experiencia con ERPs de RRHH (SuccessFactors, Workday, etc.).
• Experiencia en la gestión de proveedores internacionales de nómina.
• Conocimiento en procesos relacionados con el ciclo de vida de las personas empleadas.
• Conocimiento actualizado de la legislación laboral española aplicable a nómina y administración de RRHH.
• Enfoque en riesgos y cumplimiento normativo.
• Capacidad analítica y de síntesis.
• Criterio propio, confidencialidad y atención al detalle.
• Ganas de aprender y mejorar procesos, con foco en automatización.
• Dominio de herramientas Microsoft.
• Experiencia en auditorías internas y externas de nómina (valorable conocimiento en controles Sox).
• Nivel alto de inglés y español, tanto oral como escrito.